¿Qué documentación debe tener la empresa? Obligaciones del empleador según el Decreto 278/2017

Las empresas deben conservar documentación laboral actualizada. Su ausencia perjudica al empleador en caso de juicio.

Cuando un trabajador inicia un reclamo laboral —ya sea por despido, horas extra, trabajo en negro o sueldos impagos— uno de los elementos clave es verificar si el empleador llevaba la documentación obligatoria. Esta información no solo ordena el vínculo de trabajo, sino que puede definir el resultado del juicio.

En Uruguay, el Decreto N.º 278/2017 establece de forma clara qué documentos debe conservar el empleador, y cómo deben registrarse los aspectos esenciales de la relación laboral.

¿Por qué es importante esta documentación?

Porque en caso de juicio, si el empleador no puede probar lo que alega, se presume cierto lo que dice el trabajador, conforme al principio de inversión de la carga de la prueba.

En otras palabras: si no hay planilla, recibo o constancia, vale lo que pruebe el trabajador con testigos, chats, capturas, etc.

¿Qué documentos debe llevar toda empresa según el Decreto 278/017?

El decreto exige que el empleador mantenga ordenada, accesible y actualizada la siguiente documentación:

1. Contrato de trabajo

• No es obligatorio que sea escrito, pero si existe, debe conservarse.

• Si no lo hay, la empresa debe tener al menos una constancia del ingreso, función, horario y remuneración del trabajador.

2. Registro de trabajadores

• Debe figurar nombre completo, cédula, fecha de ingreso, categoría, remuneración, grupo de actividad y estado de inscripción en BPS.

3. Recibos de sueldo firmados

• Con detalle de días trabajados, horas extra, descuentos legales y rubros liquidados.

• La omisión de firma invalida su valor como prueba en juicio.

4. Planilla de control de horas

• Registro detallado de hora de ingreso, egreso y descansos diarios.

• Puede ser manual, digital o mediante sistema electrónico.

• Su ausencia impide al empleador defenderse ante un reclamo de horas extra o descansos no otorgados.

5. Constancia de entrega de vacaciones

• Debe indicarse fecha de goce de licencia anual, con antelación mínima de 15 días.

• Si no existe constancia firmada ni recibo repectivo, se presume que la licencia no se otorgó.

6. Registros de licencia por enfermedad

• Toda certificación médica debe conservarse en el legajo.

• También los pagos por subsidios, si corresponde.

7. Recibos de pago de aguinaldo y licencias

• Son rubros obligatorios. La falta de pago genera derecho a reclamo judicial con intereses y multa.

8. Recibos o constancias de despido o finiquito

• Si el trabajador fue despedido, deben conservarse todos los documentos entregados al momento del egreso.

• Es altamente recomendable contar con prueba escrita de la causal de despido, si la hubiera.

¿Qué pasa si la empresa no tiene esta documentación?

El incumplimiento tiene consecuencias serias:

• En juicio, se presume que lo afirmado por el trabajador es cierto.

• El Ministerio de Trabajo puede imponer multas administrativas.

• En algunos casos, puede considerarse indicador de trabajo encubierto o irregular.

Además, el juez laboral valorará negativamente la conducta omisiva del empleador, lo que puede incidir en las costas, intereses y admisión de rubros adicionales.

¿Qué debe hacer un trabajador ante estas irregularidades?

Si sospechás que tu empleador no llevaba los documentos en regla, o:

• No te daba recibos.

• No controlaba tus horas.

• No registraba tus licencias.

• Te pagaba por fuera.

Entonces estás en una situación ideal para reclamar lo que te corresponde. Pero para hacerlo bien, necesitás un análisis legal ajustado a los hechos y una estrategia probatoria clara.

¿Cómo puede ayudarte un abogado laboral?

El abogado laboral conoce a fondo la normativa aplicable y puede:

• Detectar faltas documentales del empleador.

• Reunir pruebas a tu favor.

• Preparar correctamente el reclamo ante el Ministerio de Trabajo.

• Redactar la demanda judicial con base en presunciones legales y prueba indirecta.

En JuicioLaboral.uy analizamos tu caso de forma personalizada y te acompañamos desde el inicio hasta que cobres lo que te corresponde.

Conclusión

Toda empresa debe conservar documentación laboral clara, actualizada y accesible. Si no lo hace, queda en desventaja ante un reclamo del trabajador. Y si ese es tu caso, podés reclamar con fundamento y con respaldo legal.

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